Le blogue des professionnelles en soutien administratif virtuel

Ce billet est en réponse à quelqu’un que j’ai pris à plagier une partie d’un de mes sites. J’ai été choquée de voir qu’on ait pu prendre un texte de près de 400 mots et le diffuser sur un site sans en indiquer la source.

Le terme “Professionnelle en soutien administratif virtuel”, expression plutôt québécoise d’origine, n’avait été utilisé que par VADG et le RPSAV, le Réseau des Professionnelles en Soutien administratif virtuel jusqu’au 30 mai 2008. Habituellement, celles qui offrent des services en soutien administratif virtuel utilisent un autre titre de profession. Je les nomme tous sur le site. Inutile de dupliquer du contenu pour rien.

Je trouve dommage qu’on manque de créativité au point de devoir prendre le contenu d’autres personnes sans demander leur autorisation. À chaque fois que je diffuse le texte de quelqu’un d’autre pour illustrer un point important pour moi, j’ai demandé la permission et j’en ai indiqué la source.

Que ce soit dans la profession ou dans la vie en général,  “Il vaut mieux être une version imparfaite de soi qu’être une copie parfaite de quelqu’un d’autre”.

Et si quelqu’un d’autre a déjà dit ça avant moi, dites-le moi que j’indique la source !

Les 3 et 4 octobre 2008 resteront longtemps en mémoire. C’était le premier colloque du RPSAV. Nous étions 7 membres, le Réseau est encore jeune, et je peux vous dire que l’échange et la qualité des participantes était tout à fait génial. Wow!

Vendredi, nous avons eu le privilège d’apprendre sur l’étiquette des affaires et l’art de la table avec Anne Mercier, consultante en étiquette des affaires et protocole international. L’apprentissage s’est fait dans une atmosphère détendue où les éclats de rire ont été nombreux. Personnellement, j’ai adoré.

Le samedi, nous avons discuté d’éthique professionnelle, de systèmes et procédures ainsi que des stratégies à implanter lorsqu’on veut plus de revenus et travailler moins dans son entreprise.  C’est moi, Danielle Guérin adjointe virtuelle, qui ai animé ces ateliers du samedi. Je crois (j’espère) avoir réussi à transmettre de mon expérience et de mon énergie aux participantes.

Nous avons également été choyée par la présence de Claude De Rouyn, consultante en vente et marketing. Saviez-vous que “Vendre n’est pas péché” ? Claude nous a aidées à démystifier la vente et le vendeur.Après tout, comme professionnelles en soutien administratif virtuel, nous sommes appelées à vendre nos services. Nous sommes là pour aider nos clients à réaliser leurs rêves personnels et professionnels. J’expliquerai comment dans un autre billet.

Pour l’instant, je vais prendre le temps de récupérer de cet événement pour décanter les informations échangées et refaire le plein d’énergie.

J’ai déjà hâte au Colloque 2009!

Bravo! Vous avez décidé de déléguer une partie ou la totalité de la gestion administrative de votre entreprise pour libérer du temps afin de vous concentrer sur ce qui compte le plus: le développement des affaires, la famille et les loisirs.

De nos jours, il y a de plus en plus de professionnelles en soutien administratif virtuel qui s’affichent et c’est tant mieux même s’il semble y en avoir plusieurs qui ont décidé de démarrer une entreprise sans expérience croyant pouvoir y faire fortune.  Mais ça, c’est un sujet pour un autre billet…

Comment trouver quelqu’un de compétent ? Comment être certain de trouver la perle rare ? Qu’est-ce qu’il faut savoir avant de s’engager avec une adjointe virtuelle ?

Les pistes suivantes (résultat de six ans d’expérience et de contacts réguliers avec des Virtual Assistants du Canada, des États-Unis et d’Australie) vous aideront à gagner du temps dans votre recherche. Après tout, c’est justement pour gagner du temps que vous chercher la bonne collaboratrice!

Quoi rechercher ? Quelles sont les caractéristiques communes des meilleures professionnelles en soutien administratif virtuel ?

• Elles ont déjà de l’expérience en soutien administratif. Elles ont été employées pendant plusieurs années ( au moins trois ans) dans un poste où elles assumaient plusieurs responsabilités administratives.
• Elles font parties d’un réseau de professionnelles en soutien administratif virtuel. En plus du RPSAV, il y a d’autres réseaux anglophones où vous pourrez trouver des collaboratrices bilingues. Vous pouvez visiter le CVAN, le CVAC et IVAA. Le fait qu’elles fassent partie d’un réseau démontre qu’elles ont l’esprit de collaboration et qu’elles ont accès à des ressources. De plus, les membres s’engagent à respecter un code de conduite. Sans être une garantie, ceci peut vous rassurer quant au respect de votre confidentialité.
• Elles sont capables de démontrer la qualité de leur travail en fournissant un ou plusieurs des éléments suivants : un site Internet, des exemples de documents qu’elles ont créés, des références de clients ou encore des témoignages.
• Elles sont déterminées à apprendre et participent à différents programmes de formation en bureautique, technologie du Web ou précisément en soutien administratif virtuel.

Vous pouvez également poser les questions suivantes lorsque vous les “rencontrerez” au téléphone pour une consultation.

• Depuis quand êtes-vous adjointe virtuelle ?
• Quelle est votre expérience en soutien administratif ?
• Avez-vous suivi une formation pour être Adjointe virtuelle ?
• Avez-vous suivi d’autres formations pertinentes au soutien administratif virtuel ?
• Combien de clients soutenez-vous en ce moment ?
• Puis-je contacter certains de vos clients pour des références ?
• Assurez-vous une confidentialité à toute épreuve ?
• Quel est votre tarif ?
• Qu’est-ce que votre tarif inclut ?
• Qu’est-ce que votre tarif n’inclut pas ?

Enfin, observez comment vous vous sentez en discutant avec cette personne. Votre adjointe devra connaître votre entreprise et c’est important que la personne que vous choisirez pour ce rôle convienne à votre style de communication et que vous vous sentiez confortable et en confiance.